sexta-feira, dezembro 3, 2021

Como planejar reuniões de trabalho com equipes híbridas

Com a volta gradual ao escritório, pesquisas apontam que empresas brasileiras devem optar por um modelo híbrido de trabalho. Com o “trabalho híbrido”e o “trabalho flexível” na ordem do dia, empresas estão buscando implementar políticas e tecnologias  para apoiar essas novas formas de trabalho. Nesse processo, o que fica para trás é a redefinição de normas e práticas do time para permitir que essa nova maneira de trabalhar realmente funcione.

Até o começo de 2020, pesquisas apontam que, no escritório, um dia comum envolvia – como hoje, várias reuniões, e um excesso de comunicação. Veja alguns números:

  • Os executivos gastavam em média 23 horas por semana em reuniões
  • Em algum lugar entre 15-35% do tempo da reunião foi perdido devido a objetivos pouco claros, as pessoas erradas na sala e os desafios com a tecnologia
  • Ao menos 30% da semana de trabalho foi gasta em comunicação, principalmente por e-mail

Visto que trabalhar remotamente era a exceção, e não a regra antes da pandemia, qualquer equipe híbrida acabava deixando o pessoal alocado remotamente “de fora” – isso significava, por exemplo, falta de entrosamento do time, falta de compartilhamento de informações, entre outros aspectos. Com a adoção do trabalho híbrido, equipes presenciais vão precisar se adequar para contemplar os funcionários remotos em reuniões.

Por isso, preparamos algumas dicas para fazer reuniões, e facilitar o retorno daqueles que usarão o escritório em uma modalidade híbrida:

Objetivo: Estabeleça um objetivo claro para a reunião e incluí-lo no convite.

Participantes: Convide o menor número possível de pessoas com base em seu objetivo. A ideia aqui não é proibir a participação de qualquer pessoa que precise saber o resultado da reunião, mas não esteja participando da conversa.

Preparação: Determine em que contexto os participantes precisarão estar totalmente engajados e envie como uma pré-leitura sucinta com tempo de espera suficiente. Não perca tempo na reunião de apresentação da pré-leitura. Defina a expectativa de que as pré-leituras não sejam opcionais.

Processo: Projete a reunião de forma que todos, especialmente aqueles que estarão remotos, tenham a oportunidade de participar. Use técnicas simples, como chamar cada pessoa por vez para compartilhar sua perspectiva ou convidar perguntas e comentários por meio do recurso de bate-papo. Torne o uso da câmera obrigatório para participantes na sala e remotos. Essa experiência visual compartilhada promove um engajamento significativamente melhor.

Nós, seres humanos, provamos repetidamente que usar o tempo uns dos outros com eficácia e organizar discussões de alta qualidade não é uma habilidade inata. O trabalho híbrido veio para ficar e não podemos trabalhar sob a ilusão de que ele simplesmente “funcionará por si mesmo”. Use esse momento de retorno ao escritório para tornar a colaboração melhor do que quando você o deixou.

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